La forza di una routine di vendita nelle PMI in Ticino

Nelle PMI chi si occupa di vendita vive spesso la stessa scena: mille cose da fare, clienti da seguire, richieste dell’azienda, poco tempo per pensare in modo strategico. Non mancano le opportunità. Mancano tempo, struttura e… una routine di vendita solida.

1. Perché la routine di vendita è decisiva 

Nel B2B di oggi la vendita è più complessa: più interlocutori, più passaggi decisionali, più canali (email, telefono, LinkedIn, eventi, video call…). Contare solo sul talento o sulla simpatia non basta più. Serve un metodo ripetibile.

Tre verità scomode:

• Molti venditori passano più tempo in amministrazione che con i clienti.
• La maggior parte delle opportunità si perde per mancanza di follow-up, non per il prezzo.
• Chi vende fa spesso anche altro: amministrazione, gestione progetti, supporto clienti.

Una routine di vendita consolidata è ciò che:

• tiene viva la pipeline,
• riduce lo stress da “fine mese”,
• ti aiuta a non dimenticare nessuna opportunità importante.

Non è burocrazia: è una cintura di sicurezza commerciale per la tua PMI.

2. Cosa si intende davvero per “routine di vendita”

Quando parlo di “routine di vendita” non intendo:

• riempire il CRM di campi inutili,
• riunioni infinite senza decisioni,
• report settimanali che nessuno legge.

Una routine di vendita sana è un insieme di abitudini minime, chiare e ripetibili che ti garantiscono tre cose:

1. Pipeline sempre in movimento
2. Follow-up puntuali, non casuali
3. Focus sulle priorità giuste, non solo sulle urgenze del giorno

Possiamo riassumerla così:

Il talento ti fa chiudere qualche deal. La routine ti costruisce una carriera e un’azienda più stabile.

3. Il contesto: dove si inceppa la macchina

• Venditori schiacciati dall’operativo. Tra email, offerte, riunioni interne, problemi da risolvere, la parte “attiva” della vendita (prospezione, follow-up, visite) rischia di diventare residuale.
• Imprenditori che vendono “quando possono”. Titolari e direttori sono spesso i migliori venditori dell’azienda, ma hanno l’agenda piena. La vendita diventa una cosa “che si fa quando avanza tempo”.
• Ogni venditore lavora a modo suo. Non esiste un processo condiviso: ognuno lavora con il proprio stile, i dati non sono omogenei, il forecast è basato più su sensazioni che su numeri.
• Follow-up gestiti a intuito. Ci si ricorda dei clienti “più simpatici” o “più grandi” e si lasciano indietro tanti contatti potenzialmente interessanti.

Risultato?

• mesi molto buoni alternati a mesi vuoti,
• poca prevedibilità dei ricavi,
• stress costante su venditori e direzione.

4. Una routine quotidiana di vendita pensata per le PMI

Immagina una giornata “tipo” di un venditore. Ecco come potrebbe essere strutturata in modo semplice e realistico.

4.1. Mattina: priorità e pipeline (30–45 minuti)

Prima di aprire la mail “a caso”, dedica uno slot di tempo fisso a:

1. Rivedere la pipeline Quali sono le 5 opportunità più importanti? Quali rischiano di raffreddarsi se non ti fai sentire?
2. Definire 3 azioni ad alto impatto 2 follow-up strategici (non solo “gentile promemoria”) 1 nuova attività di prospezione (nuovo contatto, referenza, messaggio LinkedIn, ecc.)

Regola pratica:

Le prime 1–2 ore servono a far muovere la pipeline. L’operativo viene dopo.

4.2. Mattina: chiamate e follow-up (60–90 minuti)

Qui fai il lavoro “sporco”, ma essenziale:

• chiama i contatti preparati il giorno prima,
• invia email personalizzate,
• manda messaggi mirati su LinkedIn.

Ogni contatto deve avere un obiettivo chiaro:

• fissare un appuntamento,
• ottenere un feedback su un’offerta,
• arrivare al decisore,
• concordare il prossimo passo.

Ogni call o email dovrebbe chiudersi con una domanda tipo: “Qual è il prossimo passo e quando?”

È qui che la routine fa la differenza: tanti piccoli follow-up fatti bene, ogni giorno.

4.3. Pomeriggio: gestione email e amministrazione (60–90 minuti)

Le attività amministrative non spariranno mai. Ma, puoi evitare che ti mangino tutta la giornata.

Crea un blocco dedicato per:

• aggiornare il CRM in modo essenziale ma completo,
• inviare preventivi e materiale,
• gestire le email,
• preparare la lista delle attività per il giorno dopo.

L’obiettivo non è essere “perfetti”, ma non lasciare in giro pezzi aperti che ti faranno perdere tempo più avanti.

4.4. Pomeriggio: tempo per clienti 

Gli incontri con i clienti, di persona o in video call, sono il cuore del lavoro commerciale.

Per sfruttarli al massimo:

• 5 minuti prima: rivedi obiettivi, contesto, ruolo dei partecipanti.
• 5 minuti dopo: prendi nota delle informazioni chiave e inserisci subito il prossimo step in agenda o in CRM.

La routine qui non uccide la spontaneità: la protegge. Ti permette di essere presente con il cliente, sapendo che il processo ti sostiene.

4.5. Fine giornata: debrief veloce (10–15 minuti)

Prima di chiudere il computer:

1. Scrivi i 3 risultati concreti della giornata (anche piccoli).
2. Identifica 2–3 opportunità che non devi assolutamente lasciare raffreddare.
3. Prepara una mini lista per la mattina dopo.

Non è tempo perso: è il momento in cui la giornata si “chiude” e la tua mente può davvero staccare.

5. La routine settimanale per imprenditori e direttori commerciali

Se sei imprenditore o direttore commerciale, la tua routine è diversa ma altrettanto cruciale.

1. Pianificazione commerciale (60–90 minuti)

• guarda il forecast,
• osserva dove si bloccano le trattative,
• chiediti: “Dove stiamo perdendo più opportunità?”

2. Coaching con il team vendita (30–60 minuti)

• analizza 1–2 trattative chiave,
• lavora su una obiezione ricorrente (prezzo, tempi, competitor),
• condividi buone pratiche tra venditori.

3. Ascolto diretto del cliente (30–60 minuti)

• entra in una call con un cliente importante,
• fai 1–2 telefonate di check-in a clienti storici,
• chiedi cosa potete fare meglio (non solo “tutto bene?”).

6. Come introdurre una routine di vendita senza farsi odiare dal team

Quando si parla di routine, molti venditori pensano subito a controllo e micro-management. Qui il segreto è partire dalla realtà, non da un foglio Excel.

6.1. Parti da tre domande semplici come azienda

1. Dove stiamo perdendo più opportunità?
2. Cosa sappiamo che funziona, ma non facciamo con costanza?
3. Quanto tempo reale passiamo con i clienti rispetto all’ufficio?

Da qui, definisci 2–3 abitudini minime, ad esempio:

• ogni venditore inizia la giornata rivedendo le sue 10 opportunità principali;
• nessuna proposta parte senza un prossimo step concordato col cliente;
• tutti i follow-up vengono subito messi in agenda.

6.2. Rendi la routine visibile e semplice da misurare

Non servono 30 KPI. Bastano pochi indicatori chiari:

• quanti follow-up sono stati fatti in settimana,
• quanti nuovi contatti qualificati abbiamo inserito,
• in quante trattative abbiamo definito un next step preciso.

Puoi visualizzarli in:

• un semplice foglio condiviso,
• una dashboard nel CRM,
• una slide da rivedere ogni lunedì mattina.

L’importante è che i numeri servano per imparare, non per giudicare.

6.3. Proteggi il tempo di vendita

Un messaggio diretto per chi guida l’azienda:

• taglia il numero di riunioni inutili,
• standardizza i report (meglio pochi ma fatti bene),
• valuta dove automatizzare (template email, promemoria di follow-up, note post call).

Ogni ora che liberi dall’operativo è un’ora in più con i clienti. Ed è lì che si fa davvero la differenza.

7. Gli errori da evitare quando costruisci una routine commerciale

Nel portare routine di vendita nelle PMI vedo spesso alcuni errori ricorrenti:

1. Partire in modo troppo complicato

• troppi KPI, troppi report, troppe riunioni;
• entusiasmo iniziale, poi tutto crolla dopo 2–3 settimane.

2. Usare la routine come strumento di controllo

• se ogni discussione sui numeri diventa un processo, le persone smettono di condividere i propri problemi.

3. Pensare che la routine sia fissa per sempre

• un buon processo commerciale va rivisto ogni 3–6 mesi in base al mercato, al team e ai risultati.

4. Ignorare il benessere del venditore

• una buona routine include anche pause, limiti di orario, gestione dell’energia;
• un venditore bruciato non crea valore.

8. Da lunedì: come iniziare, in concreto

Che tu sia venditore o imprenditore, ti propongo questo mini piano da applicare:

1. Scegli 2 nuove abitudini quotidiane. 

• 30 minuti ogni mattina per rivedere la pipeline prima di aprire la mail;
• definire SEMPRE il prossimo step prima di chiudere una call con un cliente.

2. Scegli 1 rituale settimanale di team. 

• 30 minuti il lunedì mattina: ognuno condivide una vittoria, un blocco della settimana precedente e un obiettivo chiaro per i prossimi 7 giorni.

3. Mettilo in agenda e difendilo.

Non trattarlo come “un esperimento”. Trattalo come parte del tuo lavoro.

Tra 3–6 mesi, se avrai difeso queste poche abitudini, la tua attività commerciale sarà:

• più prevedibile,
• meno stressante,
• più solida, anche in un mercato competitivo.

9. Domande frequenti sulla routine di vendita 

1. Quanto tempo serve perché la routine inizi a dare risultati? Di solito si vedono i primi benefici dopo 3–4 settimane (meno caos, meno dimenticanze). I risultati “numerici”, più appuntamenti e più trattative attive, si notano spesso tra il secondo e il terzo mese.

2. E se il team fa resistenza? È normale. Coinvolgi i venditori nella definizione della routine, chiedi feedback e aggiusta il tiro. Non presentarla come controllo, ma come modo per semplificare la vita a tutti.

3. È davvero diverso per una PMI rispetto alle grandi aziende? Sì, perché spesso mancano strutture e ruoli dedicati. Proprio per questo, una routine semplice e sostenibile è ancora più importante.

4. Devo per forza avere un CRM? Un CRM aiuta, ma non è obbligatorio per iniziare. Puoi partire con un foglio strutturato e qualche regola di base, purché tutti lo usino con costanza.

La verità è questa:

Non diventi un grande venditore il giorno in cui chiudi un contratto enorme, ma il giorno in cui smetti di saltare la tua routine, anche quando nessuno ti guarda.